Organizarea viitorului GAL – Descrierea mecanismelor de gestionare, monitorizare, evaluare și control a strategiei
Functionarea generala a GAL – Valea Siretului de Jos este reglementata prin statut, in concordanta cu Ordonanta de Guvern nr. 26/2000 cu privire la asociatii si fundatii.
Asociatia ”Grupul de Actiune Locala Valea Siretului de Jos” are ca scop principal implementarea strategiei de dezvoltare locala, sprijinirea comunitatilor prin promovarea cooperarii pentru rezolvarea unor probleme prin conceperea si implementarea proiectelor si accesarea fondurilor europene, punand bazele identificarii nevoilor locale.
In conformitate cu fisa sub-masurii 19.4” Sprijin pentru costurile de functionare si animare”, GAL are urmatoarele functii administrative, in vederea implementarii SDL:
· elaborarea si implementarea SDL in teritoriul;
· gestionarea fondurile alocate in baza SDL;
· informarea actorilor interesati cu privire la schema de Leader precum si masurile PNRDR;
· incurajarea şi promovarea in realizarea de investiţii la nivelul teritoriului în cadrul abordării Leader
· pregătirea și publicarea apelurilor de selecție, în conformitate cu SDL si animarea teritoriului;
· analiza, evaluarea și selecția proiectelor; monitorizarea proiectelor contractate; verificarea conformității cererilor de plată pentru proiectele selectate (cu excepția situațiilor în care GAL este beneficiar);
· monitorizarea și evaluarea implementării strategiei; întocmirea cererilor de plată, dosarelor de achiziții aferente costurilor de funcționare și animare;
· aspecte specifice domeniilor: financiar, contabilitate, juridic, resurse umane etc.
· respectarea principiile de cooperare, obiectivitate, imparţialitate, eficacitate, eficienţă, transparenţă, publicitate şi libera concurenţa
Mecanisme de gestionare, monitorizare, evaluare si control a SDL:
· Gestionarea corespunzătoare a SDL prin:
· Depistarea problemelor şi luarea operativă a deciziilor asupra implementării acesteia
· Executarea operativă şi corectă a procedurilor de gestionare a resurselor;
· Facilitarea coordonării între activităţile SDL;
· Monitorizarea şi raportarea la timp catre factorii de decizie, a realizărilor şi rezultatelor SDL, conform calendarului de activitati al GAL-ului
· Evaluarea prin elaborarea unui sistem clar de organizare a înregistrării şi raportării către AM a informaţiilor privind rezultatele implementării SDL. Astfel, GAL-ul va elabora un Plan de Evaluare prin care se va descrie modalitatea de evaluare SDL. Va fi elaborat unui set de indicatori (consideraţi relevanţi în reflectarea eficienţei obţinute în urma implementării proiectelor) şi a unei metodologii de evaluare (inclusiv rapoarte de evaluare – de început, intermediare şi finale) a rezultatelor implementării
· Controlul constă într-un sistem de verificare a respectării planificării legate de implementarea SDL
Mecanismul de monitorizare pentru proiectele selectate de GAL
Monitorizarea proiectelor se face de către GAL în vederea urmăririi realizării proiectului, atingerii obiectivelor şi a îndeplinirii indicatorilor stabiliţi prin contract.
Activitatea de monitorizare a proiectelor aprobate va fi efectuată de către angajaţii GAL si va urmări respectarea termenilor contractuali asumaţi la momentul acordării finanţării. Monitorizarea va avea rolul de a asigura implementarea proiectelor în condiţiile stabilite, dar va putea să si ofere o imagine a evoluţiei procesului de dezvoltare locală la nivelul teritoriului. Procesul de monitorizare începe din momentul semnării contractului de finanţare şi se termină la 3/5 ani după finalizarea proiectului in functie de tipul si complexitatea proiectului.
Pentru realizarea monitorizării proiectului, GAL-ul va desfăşura următoarele activităţi:
· Analizeaza datele si informaţiile referitoare la progresul proiectelor cuprinse in rapoartele vizitelor de monitorizare efectuate, rapoartele lunare de analiză, rapoartele de progres ale beneficiarilor;
· Propune măsuri de remediere a deficienţelor semnalate, ori de cate ori se impune;
· Emite clarificări către OI si către beneficiari cu privire la aplicarea uniformă a procedurilor de lucru si cu privire la prevederile contractelor de finanţare si asigură instruirea adecvată a acestora;
· Verifica modul in care se realizează activitatea de monitorizare a proiectelor finanţate in cadrul SDL al teritoriului Valea Siretului de Jos.
· punerea în aplicare a recomandărilor Autorităţii de Audit
Structura organizatorică
La nivelul GAL ului, se vor crea urmatoarele structuri functionale:
- Adunarea generală
- Consiliul director
- Cenzorul
- Comitetul de selecţie al proiectelor
- Comisia de contestaţii
- Compartimentul administrativ (Biroul executiv/Aparatul tehnic) :
- Managerul/Responsabilul administrativ
- Animator teritoriu/Agent de dezvoltare rurala si monitorizare
- Experti tehnici – experti scriere, implementare, evaluare si monitorizare
- Comitetul de monitorizare, evaluare si control al implementarii SDL
- Servicii externalizate, ce pot fi contractate după caz:
- Serviciul de audit; de consultanţă pentru managementul proiectelor ; de consultanţă în domeniul financiar – contabil; de consultanta juridica (inclusiv servicii notariale)
- Serviciul de instruire a resurselor umane (salariati si lideri si/sau reprezentanti ai membrilor), de achiziţii publice, de investiţii şi inventariere a patrimoniului
- Serviciul de publicitate, organizare a evenimentelor de promovare a strategiei GAL
- Serviciul de proiectare şi design a materialelor de promovare ;
Prin hotărâre a Consiliului Director se aproba structura organizatorică, regulamentele de organizare şi funcţionare, regulamentele de ordine interioara, statele de funcţii, numărul de posturi, organigrama, nivelul salariilor, cu respectarea prevederilor procedurale specifice AFIR si DGDR-AMPNDR 2014-2020. Toate prevederile adoptate de Consiliul Director in acest sens se aduc la cunostinta AGA, in sedinta AGA imediat urmatoare.
Adunarea general (AGA) este organul de conducere, alcătuit din totalitatea asociaţilor. AGA indeplineste atributiile prevazute prin Statutul si Actul constitutiv. Pentru asigurarea succesului implementarii SDL 2014-2020, AGA va duce la indeplinire si orice alte atributii prevazute in instructiunile si orice alte document specifice AFIR si/sau DGDR-AMPNDR.
Consiliul director (CD) este organ de conducere statutar. Componenta si atributiile sale sunt stabilite prin hotarare AGA. CD indeplineste atributiile prevazute prin Statutul si Actul constitutiv al Asociatiei. Pentru asigurarea succesului implementarii SDL 2014-2020, CD va duce la indeplinire si orice alte atributii prevazute in instructiunile si orice alte document specific AFIR si/sau DGDR-AMPNDR. Hotărârile CD se adoptă cu majoritate simplă de voturi.
Biroul executiv/Aparatul tehnic asigura activitatile si lucrarile de secretariat la nivelul Asociatiei, pentru toate sub-entitatile, cu exceptia lucrarilor ce cad prin lege in sarcina cenzorului. Lucrarile/documentele ce urmeaza sa fie prezentate AGA vor avea obligatoriu aprobarea CD.
Cenzorul- are următoarele atribuţii:
-verifică modul în care este administrat patrimoniul asociaţiei;
-verifică gestiunea asociaţiei, consemnând constatările într-un registru de procese-verbale;
-întocmeşte pe baza verificării efectuate şi prezintă AGA, rapoarte asupra activităţii sale şi asupra gestiunii Asociaţiei;
-participă la şedinţele CD fără drept de vot;
-îndeplineşte orice alte atribuţii stabilite de AGA şi CD si/sau de legislatia specifica.
Comitetul de selectie al proiectelor (CS) al proiectelor are ca principală atribuţie selectarea proiectelor depuse la nivelul GAL. Organizarea şi funcţionarea CS se face pe baza regulamentului propriu, aprobat de CD.
Comisia de contestaţii (CC) are ca atribuţie principală rezolvarea contestaţiilor depuse de către aplicanţii nemulţumiţi de rezultatul evaluării si selectiei proiectelor la nivel SDL. Organizarea şi funcţionarea CC face pe baza regulamentului propriu, aprobat de CD.
Compartimentul administrativ (Biroul executiv/Aparatul tehnic) – raspunde in fata CD si a AGA. Are atributii de executie in implementarea SDL. Atributiile individuale se regasesc in fisele de post ce urmeaza sa fie aprobate de catre CD. –Anexa 8